PSYKOTERAPIAA KOSKEVA REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain (523/1999; 10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste Päivitetty viimeksi 4.11.2020.

YLEISTÄ  

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä tietoja sinusta keräämme, mihin tarkoitukseen, ja miten keräämiämme tietoja käsittelemme. Tietojen tarkoituksenmukainen ja luottamuksellinen kerääminen, tallentaminen ja käsittely sekä yksityisyytesi ovat meille tärkeitä.

Psykoterapiapalveluita tuottavat itsenäisesti ja omilla toiminimillään seuraavat ammatinharjoittajat: Tmi Psykoterapia Anita Tuomola sekä T:mi Amadia. Terapia ja työnohjaus, Hannele Pulkamo. Psykoterapeutit Anita Tuomola ja Hannele Pulkamo käsittelevät sinua koskevia tietoja tämän selosteen sekä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Pyydämme sinua lukemaan selosteen huolellisesti. Pidätämme oikeuden tehdä selosteeseen päivityksiä tarpeen vaatiessa.

TIETOSUOJAVASTAAVA JA YHTEYSTIEDOT

Tmi Psykoterapia Anita Tuomola, Y-tunnus: 2822111-2 ,  Psykoterapeutti Anita Tuomola Sähköposti: anita.tuomola@gmail.com. Puhelin: 050 5678 052 Osoite: Immulanraitti 14, 08500 Lohja.

Tmi Amadia. Terapia ja työnohjaus, Hannele Pulkamo,  2617415-6 , Puhelin: 040-5675142. Osoite: Myyryntie 8 B 6, 08150 Lohja.

REKISTERIN JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle: – rekisteröidyn suostumus (vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu, jolla rekisteröity hyväksyy tietojensa käsittelyn, dokumentoitu) – sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena (dokumentoitu, määritellään sopimuksen sisältö ja perustavoite) – lakisääteinen velvoite – rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde)

Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 16 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuus on laatia ja säilyttää potilasasiakirjat sekä pitää salassa niihin sisältyvät tiedot. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä on säädetty tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (298/2009). Potilasasiakirjojen ensisijaisena tehtävänä on palvella potilaan hoidon suunnittelua ja toteutusta sekä edistää hoidon jatkuvuutta. Käsittelemme tietojasi – asiakkuuden hoitamiseksi – yhteydenpidon mahdollistamiseksi – terveydenhuollon tai ennaltaehkäisevän hoidon suunnittelemiseksi, toteuttamiseksi ja seuraamiseksi – tietojen tallentamisen ja hallinnoinnin lainmukaisen käsittelyn mahdollistamiseksi – Kelan ja viranomaisten määräämien tietojen toimittamiseksi sekä vakuutusyhtiön vaatimien tietojen toimittamiseksi suostumuksesi mukaan – palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien hoitamiseksi Rekisteröidyt ovat Tmi Psykoterapia Anita Tuomolan ja Tmi Amadia. Terapia ja työnohjaus, Hannele Pulkamon asiakkaita ja mahdollisia tulevia asiakkaita. Tietojen käsittely perustuu ensisijaisesti asiakassuhteeseen, suostumukseen, toimeksiantoon tai muuhun asialliseen yhteyteen.  

REKISTERIIN KERÄTTÄVÄT TIEDOT 

Rekisteriin voidaan kirjata seuraavat tiedot: – henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite – laskutustiedot – suostumukset ja kiellot tietojen luovuttamiseen – sähköpostikirjeenvaihdossa luovuttamasi tiedot (sähköpostia käytetään vain hallinnollisissa tehtävissä, ei luottamuksellisessa tiedonvaihdossa ja vain luvallasi) potilaskirjaukset, lähetteet, lausunnot, lomaketiedot ja testitulokset – palautteet, viralliset selvityspyynnöt ja vaaratapahtumien tiedot – lisäksi tarvittaessa rekisteriin voidaan tallentaa potilaan ilmoittaman lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi, mahdollinen sukulaisuussuhde ja yhteystiedot; potilaan ammatti; potilaan työnantajan vakuutusyhtiö, jos kyseessä saattaa olla työtapaturma tai ammattitauti; vakuutusyhtiö, jos hoidon mahdollisesti maksaa vakuutusyhtiö.

REKISTERIN KÄSITTELY JA TIETOJEN SÄILYTYSPAIKKA 

Rekisteritietoja käsittelee hoitava psykoterapeutti terveydenhuollon lain ja antamiesi suostumusten sekä kieltojen mukaan. Hoitava psykoterapeutti käsittelee tietoja hoitosuhteen perusteella. Henkilötiedot tallennetaan ulkoiselle muistikortille, jota säilytetään turvallisessa tilassa ja lukitussa arkistokaapissa. Tiedot säilytetään lukituissa arkistokaapeissa. Psykoterapiasta pidettävään kirjanpitoon ei siirry potilastietoihin liittyviä tietoja tai henkilötunnuksia ja tapaamisista tehdyt muistiinpanot hävitetään heti sen jälkeen, kun niistä on tehty viralliset potilasasiakirjamerkinnät. Mikäli terapeutillasi on tarve käsitellä asiakkuuttasi työnohjauksessaan, terapeutti laatii tiedoistasi muistiinpanoja, joista potilasta ei voida mitenkään tunnistaa. Nämä muistiinpanot eivät ole potilasasiakirjoja. Rekisteritietoja voidaan myös luovuttaa myöntämiesi suostumusten ja kieltojen rajoissa Potilaslain mukaan toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle, vakuutusyhtiölle, viranomaiselle, yhteisölle, lähiomaiselle tai muulle läheiselle lailla säädellyllä oikeudella (Potilaslaki, 785/1992, 13§). Terveydenhuollon rekisteriin kuuluvat tiedot arkistoidaan Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon lain vaatimalla tavalla. Potilastietoja voidaan luovuttaa antamiesi suostumusten ja kieltojen mukaan myös Kanta-palvelujen välityksellä. (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, 159/2007). Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

REKISTERIN SYNTYMINEN / TIETOLÄHTEET 

Rekisteri syntyy sinulta itseltäsi saatavista tiedoista luovuttaessasi tietoja hoitosi aloituksesta sovittaessa ja hoidon aikana. Rekisteriin kertyy tietoja tapaamisissa kertomasi pohjalta, täyttämiesi henkilö- ja esitietolomakkeen, arviointi- ja harjoituslomakkeiden perusteella, mahdollisen Kelan lähetteiden perusteella sekä ollessasi yhteydessä ammatinharjoittajaan tai ammatinharjoittajan ollessa sinuun yhteydessä sähköpostilla, tekstiviestillä tai puhelimitse. Rekisteriin syntyy tietoja myös hoidon yhteydessä ammattilaisen toimesta ja saataessa tietoa muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä ja ammattihenkilöiltä (esim. Kelalta tai lähettävältä taholta) sekä vakuutusyhtiöltä.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET 

Ammatinharjoittajat Anita Tuomola ja Hannele Pulkamo ovat suunnitelleet ja toimeenpanneet toiminnassaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimet henkilötietojen turvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen suojaamiseksi henkilötietoja käsiteltäessä. Ammatinharjoittajien  Anita Tuomola ja Hannele Pulkamo toimenpiteet tietosuojaan ja -turvaan käsittävät muun muassa tietojen tallentamisen vain siltä osin kuin laki määrää ja se on parhaan mahdollisen hoidon takaamiseksi tarvittavaa, tietojen käsittelyn rajaamisen määräajoin vaihdettavin salasanoin, ammatinharjoittajan koulutuksen tietoturvaan ja -suojaan, palomuurien ja salattujen verkkoyhteyksien käytön, salatun kotisivun tietoliikenteen sekä salattujen muistitikkujen ja lukittavien arkistokaappien käytön. Asiakirjoihin ja tietoihin pääsy on vain Anita Tuomolalla ja Hannele Pulkamolla. Asiakirjoja käsittelevillä terveydenhuollon ammattihenkilöillä on Lain terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 16 § ja 17 § mukainen salassapitovelvollisuus.

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN 

Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Terveydenhuollon ammattihenkilö tai muu terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevä tai sen tehtäviä suorittava henkilö ei saa ilman potilaan kirjallisesti antamaa lupaa tai potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n syytä antaa sivulliselle potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. Kaikki terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelutarpeen selvittämistä (Lastensuojelulaki 417/2007 25§). Ilmoitus on tehtävä viipymättä. Potilastietoja voidaan luovuttaa myös terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten lain määrittämällä tavalla (Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/1989) 3§; Tartuntatautilaki 589/1986 23 a §). Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

TIETOJEN SÄILYTYS JA HÄVITTÄMINEN 

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin potilas- tai asiakassuhde on olemassa. Henkilötietoja voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Potilasasiakirjat säilytetään Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) mukaan pääsääntöisesti joko 12 vuotta hoidon päättymisestä, 12 vuotta potilaan kuoleman jälkeen tai 120 vuotta potilaan syntymästä. Tiedot arkistoidaan hoitosuhteen päätyttyä sekä säilytetään lain mukaiset 12 vuotta hoidon päättymisestä. Kaikki tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

ASIAKKAAN INFORMOINTI 

Rekisterissä olevaa henkilöä on informoitava rekisterinpidosta ja hänen oikeuksistaan rekisteritietoihin. Keskeinen lainsäädäntö: Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§. Tämä tietosuojaseloste on luotu asiakkaan informointia varten. Tietojen rekisteröinnistä kerrotaan asiakkaan ensimmäisen hoitokäynnin yhteydessä. Uudenmaan työnohjaus- ja terapiapalvelut Oy:n yhteydenottolomakkeet ei tallenna mitään tietoja lähetetyistä lomakkeista esimerkiksi tietokantaan, vaan se lähettää pelkästään sähköpostin täytetystä lomakkeesta Anita Tuomolalle. Käytössä on myös muita verkkosivuston tekniseen toteutukseen tarvittavia kirjastoja, koodeja, lisäosia ja elementtejä, joiden ei kuitenkaan pitäisi kerätä minkäänlaista tietoa kävijästä.

EVÄSTEET 

Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle silloin, kun joku vierailee sivustolla. Käytämme evästeitä vain sivuston tavanomaisen teknisen ja palvelullisen käytön mahdollistamiseen sekä kävijöiden tilastolliseen analysointiin, jossa käytämme evästeiden käyttöön perustuvaa Google Analyticsia. Aiemmin mainitut lisäosat tallentavat koneelle evästeitä, jotta ne toimisivat toivotulla tavalla. Evästeistä emme tunnista sivulla vierailevaa käyttäjää. Evästeitä voit halutessasi hallinnoida selaimesi evästetoimintojen avulla. Lisätietoja Googlen Analyticsin evästekäytännöistä: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi Uudenmaan työnohjaus- ja terapiapalvelut Oy:llä on myös facebook-sivusto. Lisätietoa Facebookin evästekäytännöistä: https://www.facebook.com/help/cookies/ Lisätietoa evästeiden hallinnasta selaimessasi: http://aboutcookies.org/

REKISTERÖIDYN OIKEUDET 

Oikeus perua suostumus: Jos tietojesi tallennus perustuu suostumukseen, suostumuksen voi perua lain sallimissa rajoissa milloin vain. Voit peruuttaa suostumuksen olemalla yhteydessä psykoterapeuttiisi. Oikeus omiin tietoihisi: Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tietää, mitä tietoja itsestä on tallennettu eri rekistereihin ja varmistaa tietojen oikeellisuus. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Tarkastusoikeus voidaan myös evätä laissa säädetyin perustein. Potilasasiakirjojen tarkastamisen tulisi tapahtua ensisijaisesti henkilökohtaisella käynnillä. Pyydettäessä tiedot on annettava kirjallisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa ja tekee tarvittavan oikaisun, jos siihen on aihetta.

Oikeus tulla unohdetuksi: Oikeuttasi tulla unohdetuksi (saada tiedot poistetuksi tai siirtää tietoja järjestelmästä toiseen) käsitellään terveydenhuollon lakien mukaan. Oikeus tulla unohdetuksi ei päde silloin, kun tietoja käsitellään lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi, kuten potilastietojen kohdalla. Lainsäädäntöön perustuen tietoja ei ole mahdollista poistaa asiakkaan pyynnöstä (ellei kyseessä ole virheellinen tieto) tai tietosuoja-asetukseen vedoten, vaan tiedot hävitetään niille laissa määriteltyjen säilytysaikojen päätyttyä. Jos potilastietojen ohella käytetään muita rekistereitä, on tämä oikeus voimassa niiden suhteen. Halutessasi voit poistaa itse ilmoittamiasi tietoja olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään, joka lain sallimissa rajoissa huolehtii tietojesi poistamisesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Halutessasi voit rajoittaa tietojesi käyttöä kiistäessäsi henkilötietojesi paikkaansa pitävyyden siksi aikaa, että tietojen oikeellisuus voidaan varmistaa.

Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle: Jos koet, että tietojasi on käytetty väärin rikkoen tietosuoja-asetusta, olethan ensin yhteydessä rekisterinpitäjään, joka toimii tietosuojavastaavana. Jos vastaus ei tyydytä sinua, on sinulla oikeus olla yhteydessä tietosuojavaltuutettuun asian tiimoilta.

Pidätämme oikeuden päivittää rekisteri- ja tietosuojaselostetta siitä erikseen ilmoittamatta. Psykoterapia-asiakkaan omalla vastuulla on tutustua selosteen sisältöön säännöllisesti ja se löytyy Uudenmaan työnohjaus- ja terapiapalvelut Oy:n sivuilta www.uudenmaantyönohjaus.fi