Potilas-, laskutus- ja asiakasrekisteriseloste sekä tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
Rekisterinpitäjä |
Nimi: Uudenmaan työnohjaus- ja terapiapalvelut Oy Osoite: Lövinginkatu 10, 08100 Lohja Y-tunnus: 0770349-7 Käyntiosoite: Laurinkatu 51 A, II krs, 08100 Lohja |
Päivämäärä |
10.3.2024
|
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa |
Nimi: Anita Tuomola Osoite: Lövinginkatu 10, 08100 Lohja Puhelin: +358 50 5678 052 Sähköposti: anita.tuomola@uudenmaantyonohjaus.fi |
Rekisterin nimi |
Uudenmaan työnohjaus- ja terapiapalvelut Oy:n potilas-, laskutus- ja asiakasrekisteri |
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus |
|
Rekisterin tietosisältö |
Perustiedot psykoterapiapalvelun osalta: Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä kertyvät Potilaslain (785/1992) 12 §:n mukaiset tiedot ja asiakirjat.
Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot. Tarvittaessa myös ammatti, potilaan lähiomainen/alaikäisen potilaan huoltajat sekä muut vastaavat tunnistetiedot. Mahdolliset lähetetiedot ja hoidon kannalta välttämättömät tiedot aikaisemmista potilastiedoista kuten esimerkiksi lausunnoista ja epikriiseistä. Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen muille terveydenhuollon yksiköille esimerkiksi hoitosuhteen siirtyessä. Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen mahdollista tieteellistä tutkimusta varten. Tarvittaessa tiedot vakuutusyhtiöstä ja korvauspäätöksistä tai Kelan päätöksistä. Asiakas ja laskutustietojen ylläpito palvelujen toteuttamista, ajanvarausta ja laskutusta varten. Asiakkaan puolesta tapahtuvan Kela:n asiakkaalle myöntämän korvauksen hakemisen edellyttämät tiedot. Perustiedot työnohjaus-, lyhytterapia- ja valmennuspalveluiden osalta: Asiakasyrityksen ja / tai henkilö asiakkaan nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot. Tarvittaessa ammatti ja asema organisaatiossa. Asiakas ja laskutustietojen ylläpito palvelujen toteuttamista, ajanvarausta ja laskutusta varten. |
Säännönmukaiset tietolähteet |
Säännönmukaiset tietolähteet psykoterapiapalvelun osalta: Potilaan antamat tiedot. Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä syntyneet tiedot. Muilta terveydenhuollon yksiköiltä saadut tiedot. Työterveyshuollon asiakkaiden osalta: Työnantajalta saadut tiedot. Vakuutusyhtiöltä tai Kelata mahdollisesti saadut tiedot. Läheisiltä mahdollisesti saadut tiedot. Säännönmukaiset tietolähteet työnohjaus-, lyhytterapia- ja valmennuspalveluiden osalta: Asiakkaan tai asiakasyrityksen antamat tiedot. |
Tietojen säännönmukaiset luovutukset |
Psykoterapiapalvelun osalta: Potilastiedot ovat salassa pidettäviä (Potilaslaki 13 §). Tietoja luovutetaan sivulliselle vain potilaan nimenomaisella suostumuksella esimerkiksi toiselle terveydenhuollon yksikölle taikka pakottavan lainsäädännön niin edellyttäessä. Tietojen käyttäminen tieteelliseen tutkimukseen edellyttää potilaan nimenomaista suostumusta. Asiakas- ja laskutustietoja käsittelee AtCare Oy, joka huolehtii asiakas- ja laskutusrekisterin teknisestä ylläpidosta. Työnohjaus-, lyhytterapia- ja valmennuspalveluiden osalta: Tietoja käsittelee Uudenmaan työnohjaus- ja teerapiapalvelut Oy:n laskutusta hoitavat henkilöt ja niitä luovutetaan sivulliselle vain asiakkaan suostumuksella. |
Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle |
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. |
Rekisterin suojauksen periaatteet |
Psykoterapiapalvelun osalta: Potilas- ja asiakasrekisteri täyttää tietoturvan osalta EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Potilasmerkinnät säilytetään Potilastiedon arkistossa (Kanta), jonka ylläpidosta vastaa Kela. Kantaan kirjautuminen vaatii vahvan tunnistautumisen. Tietojen siirtämiseen Kantaan käytetään Atostek Oy:n ERA-järjestelmää, jonka tietoturvakäytäntö on Kanta-palveluiden edellyttämällä tasolla. Tämä on todettu ulkopuolisen auditoijan Atostek ERA:lle suorittamassa välittäjäauditoinnissa. Asiakas- ja laskutusrekisterin sähköisiä tietoja säilytetään AtCare Oy:n MinduuPro-järjestelmässä, joka on suojattu salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. MinduuPro järjestelmässä ei säilytetä potilasmerkintöjä vaan ainoastaan yleisiä asiakas- sekä laskutustietoja. Asiakirjoihin ja tietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviensä vuoksi on välttämätöntä saada niitä käsitellä. Asiakirjoja käsittelevillä terveydenhuollon ammattihenkilöillä on Lain terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 16 § ja 17 § mukainen salassapitovelvollisuus. Muut asiakirjoja käsittelevät henkilöt sitoutuvat vastaavaan salassapitoon. Asiakaskohtaiset liitetiedostot tallennetaan MinduuPron kautta kryptattuun tietokantaan, jolla on ISO 13485 ja 27001 sertifikaatit. Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa asiakirjakaapeissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettua. Työnohjaus-, lyhytterapia- ja valmennuspalveluiden osalta: Asiakirjoihin ja tietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviensä vuoksi on välttämätöntä saada niitä käsitellä. Asiakirjoja käsittelevät henkilöt sitoutuvat Lain terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 16 § ja 17 § mukaiseen salassapitovelvollisuuteen tai em. vastaavaan salassapitoon. Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa asiakirjakaapeissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu. |
Tietojen säilytysaika |
Henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. |
Oikeudet |
Psykoterapiapalvelun osalta Suostumuksen peruuttaminen Potilas itse voi luovuttaa omia tietojaan tai antaa suostumuksensa tietojen hakemiseen Kansallisesta Terveysarkistosta (Kanta) sekä muilta rekisterinpitäjiltä kuten potilasta aiemmin hoitaneilta toimijoilta. Perusteena voi olla rekisteröidyn henkilökohtainen suostumus tai lain säännös asiasta.
Pääsy tietoihin Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä häntä koskevia henkilötietoja käsitellään. Lisäksi asiakkaalla on oikeus saada täydentäviä tietoja hänen henkilötietojensa käsittelyn perusteista. Potilasmerkinnät voi tarkastaa Omakannan kautta.
Oikeus saada virheet korjatuksi Asiakkaalla on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan.
Oikeus vastustaa käsittelyä Mikäli asiakkaan henkilötietoja käsitellään yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, hänellä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi hänen oikeutensa taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.
Oikeus rajoittaa käsittelyä Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että hänen henkilötietojensa käsittelyä rajoitetaan.
Oikeus saada tiedot siirretyksi Mikäli asiakkaan tietoja on käsitelty hänen suostumuksensa perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, hänellä on oikeus saada sähköisesti toimittamansa tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle. Työnohjaus-, lyhytterapia- ja valmennuspalveluiden osalta: Suostumuksen peruuttaminen Asiakas voi perua suostumuksensa omien tietojensa tallentamisesta lain edellyttämällä tavalla. Pääsy tietoihin Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä häntä koskevia henkilötietoja käsitellään. Lisäksi asiakkaalla on oikeus saada täydentäviä tietoja hänen henkilötietojensa käsittelyn perusteista. Oikeus saada virheet korjatuksi Asiakkaalla on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan. Oikeus rajoittaa käsittelyä Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että hänen henkilötietojensa käsittelyä rajoitetaan. |
Oikeuksien toteuttaminen |
Asiakas voi toteuttaa edellä kuvatut oikeutensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa potilasta todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. Mikäli asiakas katsoo, että henkilötietojensa käsittely ei ole lainmukaista, hän voi myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. |
Selosteen saatavuus |
Tämä seloste on saatavilla rekisterinpitäjän vastaanotolla osoitteessa: Laurinkatu 51 A, 08100 Lohja sekä osoitteessa: www.uudenmaantyönohjaus.fi |
Evästeet
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle silloin, kun joku vierailee sivustolla. Käytämme evästeitä vain sivuston tavanomaisen teknisen ja palvelullisen käytön mahdollistamiseen sekä kävijöiden tilastolliseen analysointiin, jossa käytämme evästeiden käyttöön perustuvaa Google Analyticsia. Aiemmin mainitut lisäosat tallentavat koneelle evästeitä, jotta ne toimisivat toivotulla tavalla. Evästeistä emme tunnista sivulla vierailevaa käyttäjää. Evästeitä voit halutessasi hallinnoida selaimesi evästetoimintojen avulla. Lisätietoja Googlen Analyticsin evästekäytännöistä: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi Uudenmaan työnohjaus- ja terapiapalvelut Oy:llä on myös facebook-sivusto. Lisätietoa Facebookin evästekäytännöistä: https://www.facebook.com/help/cookies/ Lisätietoa evästeiden hallinnasta selaimessasi: http://aboutcookies.org/